Webbasierte Eventorganisation

Der Verband der Personalvertretungen der Schweizerischen Elektrizitätswirtschaft (VPE) vertritt als Dachverband die Interessen aller Mitarbeitenden der Elektrizitätswirtschaft. Regelmässig gibt es Aus- und Weiterbildungskurse, die vom VPE organisiert werden. Wir haben für die Administration ein e-Tool entwickelt, mit dem sich der gesamte Event von der Ausschreibung bis zur Verrechnung verwalten lässt.

Prozessoptimierung dank Webapplikation

Die Applikation wickelt den gesamten Prozess einer Veranstaltung, von der Anmeldung bis zur Rechnungsverarbeitung, ab. Die Verantwortlichen eines Anlasses erfassen alle wichtigen Informationen wie Programm, Referenten etc. im Online-Tool. Mittels Optionen können beispielsweise verschiedene Kursraten (mit oder ohne Übernachtung) und Menüvarianten ergänzt werden. Alle diese Informationen sind auf der Webseite des VPE für die Besucher aufgeschaltet. Über das Anmeldeformular können sich die Teilnehmer entsprechend anmelden. Ist ein Mitglied auf der Seite angemeldet, wird das Formular mit den hinterlegten Daten sogar direkt ausgefüllt. Nach Anmeldeeingang erhalten die Teilnehmer automatisch eine Bestätigungsmail.

Jederzeit vollen Überblick

Das Sekretariat kontrolliert die eingegangen Anmeldungen und kann jedem Teilnehmer den entsprechenden Status zuweisen. Mit einem Klick können die Veranstalter jederzeit eine Teilnehmer Liste generieren. Auch die komplette Rechnungsstellung wird im Tool gemanagt. Aufgrund der erfassten Eingabefelder wird automatisch ein versandfertiges Rechnungs-PDF erstellt.

Der gesamte Prozess der Veranstaltungsorganisation wurde dank dem eingesetzten System massiv optimiert.